Tips para crear listas de inspección
¿Sabes lo que es una lista de inspección? Son elementos utilizados para el control de procesos, los que buscan el cumplimiento de un estándar deseado, puede que igualmente hayas escuchado éste concepto como Cheklist, bueno es lo mismo.
En este post te queremos entregar unos tips que te ayudarán a crear tus propias listas de inspección. Para empezar es muy importante que tengas en cuenta que la complejidad de ella será un primer elemento que deberás decidir, pues entre más complejo sea el diseño que vayas a realizar, igualmente será compleja y de mayor costo la aplicación de ésta, así mismo, puede que desmotive a los colaboradores que lo deban realizar, por tanto, es importante llegar a un equilibrio entre lo completo o complejo de tu checklist, y qué tan sencilla sea su diseño, pues no queremos crear listas de inspección que su aplicación sea muy costosa o que nadie las quiera utilizar, pues buscamos a la larga mejorar nuestros procesos y no complicarlos más sin un sentido.
Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, agregaremos 5 preguntas que deberías contestar al momento de crear tus propias listas inspección:
«Es importante llegar a un equilibrio entre lo completo o complejo de tu checklist»
1. ¿Cuáles son tus elementos claves de riesgo?: Puede que los posibles riesgos que existan al interior de tu empresa sean muchos, pero ¿son todos igualmente de importantes? ¿existen algunos que son más relevantes de analizar?, empieza haciendo un listado de todos ellos, para luego ordenarlos en base a los más o menos críticos. Es posible que no puedas controlar todo, pero al menos, enfócate en lo que genera mayor valor en tu empresa.
2. ¿Estoy realmente haciendo una inspección?: No confundas que, al momento de aplicar una lista de inspección, estas inspeccionando el cumplimiento de alguna restricción impuesta anteriormente, lo que lograremos mediante la verificación y supervisión, por lo que nuestro foco es la inspección y no la evaluación de riesgos en éste proceso.
3. ¿Estás utilizando un lenguaje sencillo y conciso?: Debes tener muy claro quienes harán uso de tu herramienta de lista de inspección, el lenguaje utilizado para crearla debe ser adhoc a los usuarios de ésta, así mismo, se breve, claro y no olvides quien será quien la utilizará, pues queremos que la aplicación sea fácil y sin complicar al supervisor que la ejecute, no olvides que lo que menos queremos es desmotivar a nuestros colaboradores.
4. ¿Cómo valoraré mis checklist?: Puedes utilizar distintas escalas para ello, por ejemplo, una escala de Likert, o simplemente un sí o un no, entre otros, sin embargo, independiente de la escala utilizada, lo importante es ser constante y riguroso en la forma de construir la valorización de los instrumentos, es decir, si utilizarás un “5” para indicar como “excelente”, sigue utilizando el “5” de esa forma, y no alterarlo en requerimientos futuros por un “pésimo”, sino confundirás a los usuarios de tu lista de inspección.
5. ¿Cómo consigo la mejora continua?: El uso de una lista de inspección tiene como fin la ejecución eficiente de procesos, pero para avanzar hacia la mejora continua, debes ir mejorando constantemente el diseño de tus checklist para así ir modificando los criterios para enfocarlos en la mejora continua.
¿Necesitas de expertos que te ayuden a crear tus listas de cotejo? si te interesa este tema no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo, puedes probar nuestros demos, o podemos desarrollar la mejor solución para ti, no esperes más y conversemos sobre cómo mejorar el control de tus procesos junto a Innoapsion.